Stakeholdermanagement wordt bij onboarding projecten vaak onderschat, terwijl het cruciaal is voor het succes. Een stakeholder is iedereen — van IT tot de directie — die invloed heeft op het eindresultaat van je project.
Weerstand komt echter zelden voort uit kwaadwillendheid. Meestal is het het gevolg van verschillende interpretaties en tegenstrijdige verwachtingen ten aanzien van het resultaat.
Stem je deze belangen niet op tijd op elkaar af? Dan wordt je onboardingproject eerder een bron van irritatie dan een geslaagd veranderingstraject. In dit artikel geef ik je de essentiële tools en tactieken voor effectief stakeholdermanagement bij elk project.
Inhoud
In mijn aanpak volg ik de standaarden van het Project Management Institute, een erkend instituut op het gebied van project management dat hoge eisen stelt om de complexiteit van stakeholdermanagement te beheersen.
Stakeholdermanagement: het geheim van succesvolle onboarding
In veel organisaties wordt onboarding beschouwd als een HR-aangelegenheid. HR regelt de contracten, de eerste werkdag, misschien een welkomstpakket, en voor velen is het daarmee afgedaan. Maar ondertussen spelen managers, collega’s, IT en soms zelfs klanten allemaal een belangrijke rol in de ervaring van de nieuwe medewerker.
Die rollen worden echter zelden duidelijk gedefinieerd bij het (her)ontwerpen van het onboardingproces. Het resultaat? Je project verliest vaart, je stakeholders worden obstakels en uiteindelijk haal je je doelen niet. Het geheim om die kloof te overbruggen is stakeholdermanagement.
Het zorgt ervoor dat je niet langer hoeft te schipperen tussen tegenstrijdige verwachtingen, maar een duidelijk en concreet beeld krijgt van het projectlandschap.
Waarom de cijfers ertoe doen
De impact van stakeholdermanagement is moeilijk te negeren. Onderzoek toont aan dat 75% van de mislukte projecten te wijten is aan slechte betrokkenheid van stakeholders, wat organisaties aanzienlijke middelen kost. Omgekeerd hebben teams die een gestructureerde aanpak hanteren voor het managen van stakeholders 2,5 keer meer kans om hun projecten succesvol af te ronden.
Bij projecten met actieve betrokkenheid van stakeholders zijn er 28% minder wijzigingen in de projectomvang en 40% minder weerstand. Wanneer je dit toepast op een onboarding project, wordt het al snel duidelijk dat het niet alleen een verantwoordelijkheid van HR is, maar van de hele organisatie.
Wanneer je stakeholdermanagement behandelt als een prioriteit van je onboardingproject, profiteer je van vier belangrijke voordelen:
- Je bouwt sterkere en geloofwaardigere relaties op
- Je communiceert duidelijker en consistenter
- Je identificeert en beheert risico’s met betrekking tot stakeholders in een vroeg stadium
- Je vergroot de kansen op een succesvolle oplevering van je onboarding project
Kortom, het managen van je stakeholders is een impactvolle manier om ervoor te zorgen dat je project op koers blijft en je je beloften waarmaakt. Hieronder vind je een essentiële ‘stakeholder-toolkit’ die je nodig hebt om de klus te klaren, samen met drie praktische benaderingen om je belanghebbenden succesvol te managen.
Jouw stakeholder toolkit
Ongeacht hoe groot je onboarding project is, deze vier hulpmiddelen komen altijd van pas om ervoor te zorgen dat je op één lijn blijft met je stakeholders.
1. Power-Interest Matrix
Dit overzicht is je belangrijkste hulpmiddel voor het project. Door per persoon in kaart te brengen hoe belangrijk zij zijn en hoeveel invloed ze hebben, weet je precies hoe je ze het beste kunt benaderen.
Zo besteed je je tijd slim: mensen met veel invloed houd je nauw betrokken, terwijl je de rest op de hoogte houdt met af en toe een update. Zo voorkom je dat je onnodig tijd verspilt en voelt iedereen zich op de juiste manier gehoord.
2. Stakeholder register
Zie dit als je ‘levende’ adressenlijst. Het is veel meer dan alleen namen en e-mailadressen: je houdt hier ook bij wat echt telt, zoals iemands belangen, hoe diegene tegenover je project staat en hoe ze het liefst communiceren.
Door al je contacten en gesprekken op één plek bij te houden, leer je van je ervaringen en bouw je aan sterke, betrouwbare relaties.
3. RACI-matrix
Een RACI-matrix is een raster waarin projecttaken worden gekoppeld aan rollen of teamleden. Door voor elke fase van de onboarding precies te verduidelijken wie verantwoordelijk (Responsible), aansprakelijk (Accountable), geraadpleegd (Consulted) en geïnformeerd (Informed) is, voorkom je onduidelijkheid.
Elke cel is gemarkeerd met een van de vier letters om de relatie van die persoon tot de taak te definiëren. Uiteindelijk dient het als één referentiedocument dat antwoord geeft op de fundamentele projectvraag: wie is hiervoor verantwoordelijk?
Hiermee kun je de tijd van je stakeholders sparen door hen alleen te betrekken wanneer dat echt nodig is, wat de kans op hun medewerking en draagvlak gedurende het onboardingproject vergroot.
Verantwoordelijk en Aansprakelijk (Responsible and Accountable)
De rol ‘Verantwoordelijk’ wordt vervuld door iedereen die het werk uitvoert, en meerdere mensen kunnen deze verantwoordelijkheid voor één taak delen.
Daarentegen is er slechts één ‘Aansprakelijke’ persoon per taak – doorgaans een projectmanager of senior belanghebbende – die de uiteindelijke bevoegdheid heeft om ervoor te zorgen dat het werk correct wordt voltooid.
Geraadpleegd en geïnformeerd (Consulted and Informed)
Bij ‘Geraadpleegde’ rollen is sprake van tweerichtingscommunicatie, waarbij personen expertise of feedback leveren in de verwachting dat hun inbreng het resultaat zal beïnvloeden.
Dit verschilt van ‘Geïnformeerde’ rollen, die worden gekenmerkt door eenrichtingscommunicatie. Geïnformeerde stakeholders ontvangen updates en meldingen, maar dragen niet bij aan beslissingen.
| Rol | Definitie | Voorbeeld (her)ontwerp onboarding programma |
|---|---|---|
| Responsible | Doet het werk | Communicatieadviseur ontwerpt materiaal voor het project |
| Accountable | Tekent af | HR directeur tekent de goedkeuring en go-live van het project af |
| Consulted | Levert input | Employer branding team controleert of de cultuurelementen goed verwerkt zijn in het programma |
| Informed | Blijft op de hoogte | CEO / COO ontvangen informatie over de livegang van het programma |
4. Sjabloon voor een communicatieplan
Duidelijkheid is essentieel bij elk (onboarding) project. Dit sjabloon geeft precies weer welke informatie moet worden gedeeld, hoe vaak deze moet worden gecommuniceerd, via welk specifiek kanaal (e-mail, stand-up, vergadering) en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering.
Het zet de vage, goedbedoelde intentie van ‘we moeten mensen op de hoogte houden’ om in een concreet, uitvoerbaar schema dat het momentum van het project in stand houdt en voorkomt dat cruciale details door de mazen van het net glippen.
Aanpakken van weerstand en draagvlak
Het beschikken over de juiste tools is slechts het halve werk. Om ervoor te zorgen dat je onboardingproject succesvol is, moet je ook de sfeer kunnen aanvoelen en de uiteenlopende belangen van je stakeholders kunnen managen. Hier zijn drie praktische manieren om je aanpak te verfijnen.
1. Toets je perceptie
Een analyse van de belanghebbenden is vaak jouw waarheid, niet de waarheid. Je hebt een idee wie er voor of tegen is, wie erbij betrokken zal zijn en wie niet, maar dat idee is gebaseerd op aannames. Het is daarom de moeite waard om die perceptie te toetsen.
Maak een praatje, ga een kopje koffie drinken en toets de waargenomen weerstand aan de hand van concreet gedrag. Je zult merken dat de werkelijkheid vaak genuanceerder is dan je dacht.
2. Stel vast met welke vorm van weerstand je te maken hebt
Niet alle weerstand is weerstand. Inhoudelijke weerstand — van mensen die het niet met je eens zijn en daar goede argumenten voor hebben — is voor mij meer dan eens welkom gebleken. Het dwong me om scherp te blijven en mijn aanpak te versterken.
Bovendien is inhoudelijke weerstand het gemakkelijkst te overwinnen: communiceer openlijk, informeer belanghebbenden over je plannen en betrek ze waar mogelijk bij de besluitvorming.
3. Je hoeft niet alles zelf op te lossen
Een goede analyse van belanghebbenden brengt niet alleen tegenstanders aan het licht, maar ook voorstanders van de verandering. Maak gebruik van die voorstanders. Als de ene leider sceptisch staat tegenover het onboardingproject en de andere er enthousiast over is, laat ze dan met elkaar praten.
Ze praten sowieso al met elkaar, simpelweg omdat ze op hetzelfde niveau opereren. Bovendien accepteert de een iets misschien gemakkelijker van de ander dan van jou. Een bijkomend voordeel: het bespaart jou ook tijd.
Implementatie: het 4-stappenplan
Zodra je dit duidelijk voor ogen hebt, wordt onboarding een gedeelde organisatorische verantwoordelijkheid in plaats van een op zichzelf staand HR-project. Hier zijn vier praktische stappen om direct aan de slag te gaan:
1. Maak een stakeholderkaart
Het effectief in kaart brengen van belanghebbenden is meer dan een organisatorische oefening; het is een essentiële strategie voor het welslagen van het project, waarbij iedereen die invloed kan uitoefenen op of beïnvloed kan worden door je werk, wordt geïdentificeerd en gecategoriseerd. Volg deze vier essentiële stappen om dit succesvol te implementeren:
- Identificeren: Stel een uitgebreide lijst op van alle personen en groepen die invloed hebben op of beïnvloed worden door het project.
- Analyseren: Evalueer de belangen, de mate van invloed en de potentiële impact van elke belanghebbende op de projectresultaten.
- Prioriteren: Rangschik belanghebbenden op basis van hun invloed en belang om te bepalen waar je je middelen op moet richten.
- Betrokkenheid plannen: Ontwikkel een op maat gemaakte communicatie aanpak voor elke groep om verwachtingen te managen en draagvlak te creëren.
Door je stakeholders goed in kaart te brengen, weet je precies hoe en wanneer je ze moet benaderen. Zo neem je weerstand weg en creëer je draagvlak. Je verandert losse contacten in een sterk netwerk, zodat je altijd de juiste mensen op het juiste moment aan boord hebt.
2. Gebruik de RACI-matrix om rollen te verduidelijken
Het opstellen van een RACI-matrix is een eenvoudig, systematisch proces. Volg deze zes stappen om in slechts één werksessie een functionele matrix op te stellen die klaar is voor beoordeling door het team.
- Stap 1: Maak een lijst van alle projecttaken en deliverables aan de hand van je projectplan of scope-verklaring, waarbij je streeft naar gedetailleerdheid op taakniveau om de toewijzingen uitvoerbaar te houden.
- Stap 2: Breng alle rollen in kaart die bij het project betrokken zijn, waarbij je de voorkeur geeft aan rollen boven individuele namen om consistentie op de lange termijn te waarborgen.
- Stap 3: Bouw je raster op door taken in rijen en rollen in kolommen te plaatsen om je sjabloon te structureren.
- Stap 4: Wijs RACI-aanduidingen toe aan elk snijpunt tussen taak en rol door het raster rij voor rij te doorlopen; laat cellen leeg wanneer een rol niet betrokken is.
- Stap 5: Controleer of elke taak precies één ‘Verantwoordelijke’ heeft en los eventuele rijen met nul of meerdere toewijzingen op voordat je verdergaat.
- Stap 6: Houd een evaluatiebijeenkomst met je hele team om eventuele afwijkingen te identificeren en op te lossen voordat het project van start gaat.
Door te definiëren wie Verantwoordelijk, Aansprakelijk, Geraadpleegd en Geïnformeerd is, maak je onzichtbare aannames zichtbaar. Dit bespaart je stakeholders tijd door ervoor te zorgen dat ze alleen worden betrokken wanneer dat echt nodig is, wat de kans op hun actieve medewerking aanzienlijk vergroot.
3. Plan vaste contactmomenten
Vermijd de valkuil van ad-hoc, reactieve updates, die vaak leiden tot projectmoeheid en een inconsistente informatiestroom. Integreer in plaats daarvan vaste communicatiemomenten direct in je projecttijdlijn om een stabiel momentum te behouden.
- Formele kick-off: Deze bijeenkomst dient als de officiële start van het project, waarbij het team bijeenkomt om afstemming te zoeken over gezamenlijke doelen, de scope te definiëren en de fundamentele verwachtingen voor succes vast te stellen. Plan dit vroeg in om de initiële afstemming te waarborgen en verwachtingen te verduidelijken.
- Mijlpaalcontroles: Dit zijn geplande evaluaties die plaatsvinden in belangrijke fasen van het project om de voortgang te bewaken en te controleren of de deliverables aan de kwaliteitsnormen voldoen. Gebruik deze om mogelijke knelpunten op te sporen voordat ze de voortgang van de nieuwe medewerker beïnvloeden.
- Speciale evaluatiesessies: Deze sessies bieden het team de ruimte om na te denken over wat goed is gegaan en verbeterpunten te identificeren. Organiseer deze na de eerste cyclus om de prestaties te evalueren en processen te verfijnen.
Door deze updates te standaardiseren, houd je belanghebbenden betrokken via een voorspelbaar ritme, waardoor constante, handmatige follow-ups overbodig worden.
4. Maak verwachtingen concreet
Vage definities van betrokkenheid – zoals iemand simpelweg vragen om ‘betrokken te zijn’ – leiden vaak juist tot een gebrek aan betrokkenheid. Zet deze verwachtingen in plaats daarvan om in duidelijke, schriftelijke afspraken waarin de beslissingsbevoegdheid en de gewenste resultaten voor elke afdeling of stakeholder worden gespecificeerd.
- Leg afspraken vast: Deze werkwijze definieert precies wie bevoegd is voor specifieke beslissingen en wat de verwachte resultaten zijn voor elke afdeling. Leg duidelijk vast wie bevoegd is voor specifieke beslissingen om onduidelijkheden en miscommunicatie tot een minimum te beperken.
- Centraliseer informatie: Dit houdt in dat je afstapt van het vertrouwen op informele ‘kantoorpraat’ door één enkele, toegankelijke bron van waarheid te onderhouden. Gebruik een centraal projectbord of een gedeeld document om alle belangrijke beslissingen bij te houden.
- Verbeter de zichtbaarheid: Deze aanpak voorkomt dat cruciale projectdetails verloren gaan in versnipperde e-mailconversaties. Het zorgt ervoor dat belanghebbenden op afstand op de hoogte blijven en voorkomt dat ze het gevoel hebben buiten de boot te vallen.
Door de communicatie te formaliseren en de besluitvorming te centraliseren, zorg je ervoor dat verwachtingen transparant en toegankelijk blijven voor het hele projectteam, ongeacht hun locatie.
Conclusie
Een onboarding project is geen taak die alleen bij HR ligt; het is een project dat vraagt om goed stakeholdermanagement. Als projectmanager is het jouw rol om de verbinding te zoeken en de samenwerking tussen afdelingen strak te trekken. Het draait erom dat je de belangen van alle betrokkenen in kaart brengt en hen vanaf de start betrekt bij het proces.
Door onboarding als een officieel project aan te pakken, houd je de regie in handen. Je verduidelijkt rollen, managet verwachtingen en zorgt voor de juiste afstemming binnen de organisatie. Wanneer je op deze manier te werk gaat, voorkom je versnippering en bouw je aan een werkwijze die niet alleen efficiënter is, maar ook zorgt voor het gewenste resultaat waar de hele organisatie op kan bouwen.
